Aktív időmenedzsment

Legyen úrrá az idején!

Csak úgy elszalad az ideje a szalonban? Alkalmanként idegesen megy haza, mert nem tudta elintézni, amit eltervezett? Időnként tehetetlennek és kiszolgáltatottnak érzi magát, mintha más gazdálkodna az idejével? Elemzéssel, szervezéssel, tervezéssel és átalakítással már a kezdetekben elcsípheti és legyőzheti ezt a problémát.

Képtelen „spórolni az idejével”, s ha mégis hatékonyabb lesz, az így nyert időt egész egyszerűen kitöltik az újabb és újabb feladatok, és minden marad a régiben? Olyan ez, mintha találna egy olyan módszert, amelyik hirtelen napi 48 órát ajándékoz önnek 24 óra helyett. Kezdetben biztosan el lenne ragadtatva a rengeteg ajándék időtől, ezért készen állna sokat áldozni erre a módszerre. De mi történne mondjuk egy hónap múlva? Semmi. A problémák megint a régiek lennének, csupán a naptárjában az időpontok 7:00-44:00-ig lennének beírva. Ha a bevezetőben alapul szolgáló példát nem szünteti meg, akkor sosem lesz ideje.

Személyes stratégia

Az időmenedzselési-technika újabb módját, mely a személyes stratégiáról szól, nevezzük „stratégiai időmenedzsmentnek”. Vállalkozóként érdemes a stratégiáját először saját magán kipróbálnia, mielőtt azt a szalonjára is alkalmazná.

A stratégia definíciója „alapvető elképzelések megvalósítására irányuló átfogó tervezés”, mégis a tervezés az a tényező, melyre gyakran túl kevés időt áldoznak, ahogy az a következő kérdésekből is kiderül:

  • Megtervezi a céljait?
  • Megfogalmazta céljait és megtervezte azok időigényét is?
  • Legalább egy hétre előre megtervezi az idejét?
  • Alkalmaz valamilyen időmenedzselő rendszert?

Az első kérdésnél rendszerint 20 %, a második kérdésnél már inkább 50 % az igen válaszok aránya. Azaz nagy szükség van időmenedzselésre. Saját időnk szervezése a valóságban így néz ki: az ember elmerül az apró kis cetlikben, miközben azon ügyködik, hogy találjon még egy kevés szabad helyet a monitoron vagy az íróasztalon. A cél azonban az, hogy kiegyensúlyozott és boldog életet tudjunk élni. Ezt pedig úgy tudjuk elérni, ha saját értékeink (alapvető elképzeléseink) szerint élünk, célokat tűzünk magunk elé az élet minden területén (tervezés), és ezeket el is érjük (megvalósítás).

Legyenek céljai!

Célok nélkül minden stratégia értelmetlen, hiszen a stratégia alapfeltételei a célok. Képzeljen el egy hadvezért, aki nem igazán tudja, hogy meg szeretné-e nyerni az ütközetet. Mennyire valószínű ebben az esetben a győzelem? A kimenetel véletlenszerű lesz, csakúgy, mint az a „stratégia”, melynek alapján a legtöbb ember él. Ha a véletlenek stratégiáját választja, akkor csak úgy éldegél; csupán reagál, s nem éli a saját életét.

Tegye kezét a szívére: Melyikünkkel nem történt ilyen, akár csak időlegesen?!
Az első kezelés előtt megválaszol egy csomó e-mailt, miközben folyamatosan félbeszakítja önt a mobilja, kap 3 sürgős faxot a beszállítóktól, telefonon lefolytat egy hosszú beszélgetést egy mérges vendéggel, egyet pedig a kisegítőjével, a marketing megtervezését pedig már megint elhalasztja… Esténként későn ér haza, gyakran frusztrált, és pontosan nem is tudja, hogy miért, de sok mindent, amit mára tervezett, nem is tudott elintézni. El is önti Önt a kiégettség és a stressz érzése. Mérföldekre van a sikeres életvezetéstől, ezt Ön is tudja. De akkor mi a megoldás?

Jusson előrébb stratégiával

A megoldás a mindenre kiterjedő stratégiai időmenedzselés. Csak ha már tudatában lesz ideje értékével, akkor kezdhet bele személyes időstruktúrája megtervezéséhez. Ez a feltétele annak, hogy jó időmenedzser legyen, ezáltal pedig sikeres és boldog életet folytathasson. A stratégiai időmenedzselés trükkje nagyon egyszerű, ám sokban függ a jó tervezéstől. Ha megduplázzuk a tervezésre szánt időt, megfelezzük a kivitelezésre használt időt. Viszont ha felsülünk a tervezéssel, akkor balsikert tervezünk. Lépésről lépésre építse be a sikeres tervezést a mindennapjaiba.

1. Állítson fel sorrendet
A stratégiai időmenedzselés legfontosabb eszköze a helyes meghatározás és a sorrend megfelelő kezelése. Gondolkodjon úgy, hogy minden nap előjoguk van azoknak a dolgoknak, amiket tennie kell. Úgy kezeli őket, mintha azok lennének a legfontosabbak. Sajnos mindennapjaink valósága ritkán felel meg céljaink valóságának. Ez a probléma, és a megoldás is egyben. Ha sikerül az általunk felállított sorrend szerint viselkedni, akkor éljük úgy az életünket, ahogy azt tulajdonképpen szeretnénk.

2. Heti tervezés
Ahhoz, hogy sikeresen tudjuk alkalmazni az újonnan felállított sorrendet, egy kiegészítő eszközre van szükségünk: A heti tervre. Ha olyan dolgokat vizsgál, melyek Önnek valóban fontosak, de eddig nem voltak túl sürgősek, akkor rögtön világossá válik a probléma. Egy nap túl rövid ahhoz, hogy az élet minden területére oda tudjunk figyelni. A hónap vagy az év mindenesetre túl hosszú időtáv, hogy a napi tervezéshez fel lehessen őket használni. A stratégiai időmenedzselés ideális távja a hét. Hagyományos, nem stratégiai tervezésnél a hét nagyjából úgy alakul, ahogy egy poharat tölt meg homokkal és kövekkel. A homok szimbolizálja a mindennapi feladatokat (C és D elsőbbségi szint), a kő pedig az A és B elsőbbségi szinteket. Először helyezze be a fontosabb dolgokat (kövek), és csak utána engedje be a mindennapokat (homok) Ugyanazok a mindennapok ekkor az elsődleges dolgok köré csoportosulnak, anélkül, hogy a fontos tevékenységek és célok kárba vesznének.

3. Napi terv
A napi tervvel az adott napra kitűzött célokra fókuszálunk. Saját időnk megszervezésében van nagy jelentősége annak, hogy minden nap töltsünk 15 percet saját tervünk összeállításával és az előttünk álló nap megtervezésével. Az adott napnak csupán egy bizonyos százalékát tervezze meg, az 50-60 %-át. Egyszer kövessen nyugodtan egy ideális napi tervet. A következő napokban szenteljen elegendő időt arra, hogy ennek alapján megtervezze és elemezze mindenkori időszükségletét. Jól becsüli meg az időket? Használja a tervezés idejét a következő tevékenységekre:

  • Időpontok és időben kötött tevékenységek bejegyzése.
  • Hivatalos feladatok bejegyzése; állítsa őket sorrendbe, és tüntesse fel időigényüket is. (esetleg akár saját értékeléssel).
  • Az adott nap során elvégezendő telefonhívások, e-mailek, levelek és faxok feljegyzése.
  • Privát feladatok bejegyzése; állítsa őket sorrendbe, és tüntesse fel időigényüket is.
  • Napi feljegyzések
  • Figyelje napi ellenőrző listáját.

Jegyezzen fel pár mondatot az eltelt napot kommentálva, melyek segítenek abban, hogy a nap eseményeit még egyszer átgondolhassa. Tekintsen a jövőbe is. Ez nem jelenti azt, hogy jósnőnek kellene lennie, csupán azt, hogy sokkal többet kellene foglalkoznia a jövő lehetőségeivel. A tervezést vizualizált jövőnek is tekintheti. Ebben az esetben a jövő gyakran úgy köszön be, ahogy azt aktívan elterveztük. Ha semmit nem tervezünk meg előre, akkor sokkal gyakrabban válunk az előre nem látottak játékszereivé. Mindenki, aki arról panaszkodik, hogy az életét annyi előre nem látott dolog befolyásolja, kérdezze meg magától, nem akar e egy jobb tervezésnek köszönhetően újra ellenőrzést nyerni élete felett.

 

Ötletek időpont tervezéséhez
  • Használjon elektronikus időponttervezőt: Rugalmas, időt és költséget spórol.
  • Derítse ki, mennyi időre van szüksége az egyes szolgáltatásokra és munkafázisokra, mint pl. a napi tervezés, előkészítés, fizetés és takarítás. Így már hatékonyabban és biztosabban tervezheti időpontjait.
  • Mondjon nemet azoknak a vendégeknek, akik megpróbálnak befurakodni a lefoglalt időpontok közé.
  • Vezessen be szabályokat az időpontok betartása érdekében. Érvényesítse ezeket következetesen késéseknél, lemondásoknál vagy elmulasztott időpontoknál.
  • Kerülje a üresjáratokat: Lehetőleg közvetlenül a már létező időpont elé vagy után írja az újabb vendégét.
  • Tervezzen szüneteket és tartsa is be őket.

 

Ajánlott cikkek

Minden megosztás számít!
FacebookPinterestTwitterLinkedInEmail

Vélemény, hozzászólás?